Introducción-

el mundo deportivo esta lleno de supuestos protocolarios. Cada partido, inauguración de instalacíones, jornada, certámenes, etc, es un aocntecimiento, por tanto un acto de comunicación a traves del cual debemos buscar una presencia en los medios de comunicación.

Esto conlleva a que mientras mejor preparado este nuestro evento, más probabilidades tenemos de que nuestro evento sea exitoso. El protocolo deportivo requiere una reglamentación especifica que no existe.

¿Cómo se organiza un evento deportivo?

-Planeación y organización:
La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un cértamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.
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Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités de Honor, Organizador y Ejecutivo.
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Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
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Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz Roja, Protocolo).
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Área Técnica.
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Área Administrativa.
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Área de Información, Comunicación e Imagen.
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Área de Protocolo.
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Área de Alojamiento, Restauración y Transporte.
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Área de Infraestructura.

En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.


Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
Necesidades de instalaciones
Necesidades de equipamientos
Necesidades de alojamientos
Necesidades de transportes
Necesidades de profesorado
Necesidades de monitores
Necesidades deportivas
Necesidades organizativas
Necesidades logísticas
Necesidades de voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.


NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.
DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.

-PRESUPUESTO:Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.
En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la organización de la actividad:
Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se refiere. Para ser más exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberíamos repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad.
Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en ellas.

-ORGANIGRAMA:
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización, en este caso, de quienes organizan el evento deportivo. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

Desempeña un papel informativo.
Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:


Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:

1.Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.
2.Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3.Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4.Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
5.Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
6.Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.

-NECESIDADES Y MATERIAL DE EQUIPO:

Necesidades de material y equipo
Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuación los más comunes:
RECURSOS MATERIALES PARA
ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVASPANCARTAS
DISPLAY
CINTA VALIZADORA
CARPAS
MEGAFONÍA
TELÉFONOS FIJOS Y / O MÓVILES
ORDENADORES
MATERIAL DE INFORMÁTICA
MATERIAL DE OFICINA
VALLAS
PODIUM
ESTACAS
FOTOCOPIADORA
ALRGADORES DE LUZ
WALKI TALKIS
CÁMARA DE FOTOS
CÁMARA DE VÍDEO
RETROPROYECTOR
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
CAÑÓN PARA POWER POINT
CINTA MÉTRICA
PIZARRA
CURSO “VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO EN EL AMBITO DEPORTIVO”
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
CRONÓMETROS
DORSALES
IMPERDIBLES
LINTERNAS
PILAS
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES
MARCADORES
PROGRAMA DE MANO
SILBATOS
PINS/CAMISETAS/CARPETAS-JUECES:La precedencia varía en función de la organización del acto. Si lo promueve el Comité Olímpico, entonces preside el acto el Presidente del Comité Olímpico; en otro caso lo preside el Presidente de la Federación Deportiva que organiza el evento (anfitriona).
Hay que tener en cuenta, que en función de las autoridades o personalidades que acudan a un evento deportivo, este orden de precedencia puede cambiar, al tener que intercalar a estas personalidades-autoridades.-COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA:




-ADECUACIÓN DE INFRAESTRUCTURA:
Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y
el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.
inversiones significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación
deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador.

-CONVOCATORIA:
Primero debes tener la convocatoria ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv internet etc... en la que vas a invitar a participar a x equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos x tambien debes señalar que el reglamento estara regido por x asociacion o grupo de jueces tambien debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) tambien debes mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. tambien señalaras que habra junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia.
-SISTEMA DE COMPETENCIA:
Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un Campeón, un subcampeón y los restantes puestos en la clasificación general. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro.
-CEREMONIA DE APERTURA:También dependerá de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se inauguran en el sentido de que toda actividad tiene un momento para comenzar. Si es un momento agradable, relajante, motivante, mejor. Dependiendo del anfitrión esta ceremonia tendra las caracteristicas del lugar donde se realiza para dar a conocerlas.
-DESARROLLO:
Cuántas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del campeonato ya quedamos tranquilos porque lo “peor ya ha pasado”. Aunque tiene parte de verdad, nunca debemos relajarnos. Durante el desarrollo deberan llevarse a cabo el sistema de competencia, y todos aquellos aspectos antes especificados para llegar a la ceremonia de clausura.
-PREMIACIÓN:
En esta ceremonia se le hace un reconocimiento a aquel cmpetidor o equipo que haya logrdo concluir el evento deportivo como el "mejor", según las reglas esta y según el sistema de competencia lo indique,
Obligatorio: Ciudad y Año de la competición
Especificar la edición del evento deportivo con su enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Pekín 2008
2-Obligatorio: Especilidad deportiva en la cual se obtuvo la medalla
Especificar la especialidad en la cual se obtuvo la premiación con su respectivo enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Ciclismo en pista
-CEREMONIA DE CLAUSURA:
La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…etc.
-MEMORIA DEL EVENTO:

De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
*INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
*DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
*LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC.
*AGRADECIMIENTOS
*JUSTIFICACIONES

protocolo de organizacion y administracion de la practica deportiva y eventos.

El deportee, en sus diferentes modalidades, ha recibido en el último medio siglo un impulso
importante, en gran parte debido a  que la televisión permite, a millones de espectadores,
contemplar cualquier evento deportivo por lejos que se encuentre el lugar donde se realice. De
ahí que sus organizadores deban hacer un esfuerzo importante para que se desarrolle con
orden y brillantez; sobre todo las ceremonias protocolarias relacionadas con las personas
–deportistas,  directivos, autoridades, etc.– que participan y con los símbolos que se utilizan.
Pero siempre bien limitada la repercusión del evento  para ajustar el diseño del mismo a su
notoriedad.
El acontecimiento deportivo por excelencia son las Olimpiadas. Seguramente afrontáis con
ilusión y mucho trabajo la organización de cada uno de vuestros actos pero ¡ojo!, dimensionar
bien la repercusión del mismo. Tan malo es no organizar nada como intentar hacerlo como  si
cada uno de ellos se tratase de unas Olimpiadas.




Normativa Básica
Las “tres” más básicas:
1.Sencillez
2.Educación
3.Anticipación.
Si bien, autoexigirnos mayor concreción en las pautas a seguir en la organización del evento
nos llevará a una mejor planificación y coordinación del mismo.
Por tanto debemos prefijar:
Un acto debe obedecer a “algo” (motivo por el que lo organizamos)
A quienes nos dirigimos
Grado de formalidad
Qué instituciones o personas realzan el acto.
Nº de invitados, asistentes, público en general, etc.
Otros aspectos que debemos cuidar.
1.- La Presidencia:
Se entiende como presidencia el conjunto de personas que ocupa el lugar más preeminente y
destacado de un acto.
Por lo general, claramente destacada del resto de los invitados.
El protocolo clásico recoge la ordenación del conjunto de la presidencia en base a:
1.1.1- Ordenación en alternancia:
1.1.1.a. -Impar. La persona que presida ocupara el puesto central y a su derecha la de
segundo nivel, posteriormente, continuaremos de izquierda a derecha hasta finalizar la línea de
autoridades


1.1.1.b.- Par. La persona que preside se colocará a la derecha del centro. Y a la
izquierda de este “falso” centro, la de segundo nivel., alternando nuevamente hasta finalizar la
línea.
1.1.2- Ordenación Lineal: La persona de mayor rango abre la línea de autoridades, el resto se
irá colocando consecutivamente.
 1.2.a.-Presidencia de Pie.
Siempre la utilizamos para recibimientos oficiales, recepciones y audiencias.
Propia para actos celebrados en locales cerrados, breves y de carácter informal.
Para actos al aire libre y también de corta duración.
 Áreas de honor en los laterales o frente a la misma.
 La disposición de los invitados es al libre albedrío.
 La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las características del
local, o del espacio exterior.


1.2.b.- Presidencia sentada
Utilizada en actos celebrados en locales cerrados, con duración por encima de los
40´ y de carácter formal.
Presentaciones de Jornadas, congresos, actos académicos, entrega de premios...etc.
La presidencia se colocara en una mesa que mire de frente a los invitados.
La mesa debe tener extensión suficiente (que nadie se “caiga” por los extremos).
Los invitados también deben estar sentados.
Reserva de las primeras filas.
Dentro de la presidencia sentada y muy  característico de los eventos deportivos debo
de incluir y destacar el uso del Palco.
Siempre de carácter formal.
Estar situado en el centro, con entrada propia desde el exterior.
Dividirlo en tres grupos: Palco presidencial, de Honor y Vips, facilita su
organización






Acceso directo a vestuarios.
Tener asientos numerables individualmente, como mínimo 30, cubiertos y con
respaldo.
Tener una zona de recepción o antepalco.
La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las
características del local, o del espacio exterior.
Otra valoración a tener en cuenta es que cuando el invitado de honor o a quien se le ha cedido
la presidencia acude acompañado de pareja se deberá informar al resto de invitados al palco
que la invitación es con acompañante. (la persona que acompaña a la primera autoridad
tomara asiento en primera fila, en el asiento contiguo, al resto de acompañantes de la
presidencia se les habilitara la segunda fila, tras la presidencia. El resto de acompañantes
tomarán asiento junto al invitado al que acompañan.
Recomendaciones:
• Tener en cuenta que antes de cada encuentro: el protocolo puede ser alterado
por la presencia inesperada de un invitado, o por la falta del mismo.
• Cada vez son más las ocasiones que se traslada el protocolo al terreno de
juego. (Saques de honor, homenajes, entregas de premios...)
2.- Ordenación de Banderas:
Dentro del mundo deportivo el sistema de ordenación lineal es el más utilizado, debido a que
en las olimpiadas y en los certámenes mundiales concurren un número elevado de banderas.
Si bien, en algunos casos, se suelen ordenar en base al sistema de alternancia: par o impar
Recomendaciones:
• Las banderas oficiales y las deportivas no ondean mezcladas.
• El izado de banderas y los himnos deben estar compaginados.
• El himno anfitrión sonará en último lugar






En los certámenes deportivos tras la bandera anfitriona que presidirá el acto, para el resto de
bandera no hay rango y se establece su ordenen por orden alfabético, en la lengua oficial del
país anfitrión.  
3.-La invitación
9Invita el anfitrión. Cargo, nombre y apellidos.
9Carta personalizada o tarjetón.
9Con 7 días de antelación mínimo. Margen ideal entre 10 y 15.
9En caso de urgencia, telegrama o llamada telefónica,
9Puede especificarse el invitado de honor o la autoridad que presidirá.
9Si el anfitrión no invita debe especificarse la persona que lo hace en su nombre.
9Hay que especificar en ella el tipo de acto al que se invita.
9Lugar, día y hora.
9Dependiendo del acto, especificar “etiqueta”.
9A quien se confirma asistencia.
9Recomendaciones sobre horario más adecuado de llegada.
9También se puede adjuntar una nota de protocolo.
4.- La puntualidad
4.1.-Actos
Deben empezar siempre a la hora fijada.
Cualquier demora debe obedecer a una causa muy justificada y debe ponerse en
conocimiento de las personas asistentes al acto.
4.2.-Personas
Puede ocasionar la pérdida del puesto que le corresponda.
Lo normal es que las ausencias sean suplidas y que estas sean informadas con
suficiente antelación.




5.-¿Cómo organizamos al resto de invitados?
Tan importante es tener bien atendidos a los vips como al resto de invitados.  Por ello,
debemos obligarnos a realizar un trabajo previo que facilite posteriormente nuestro trabajo:
9 Escrupuloso seguimiento de la lista de confirmaciones.
9 Una perfecta organización en las zonas reservadas para ellos.  Desde las puertas de
acceso, el personal auxiliar que se encargara de su buen recibimiento...etc. Nunca
olvidar que también son invitados.
6.- El discurso.
En algunos actos el discurso esta presente dentro del evento que organizamos.
Como regla común, comienza a hablar la personalidad de menos rango y finaliza la de mayor.
En la actualidad, la presencia en algunos eventos de un alto número de representantes
políticos, institucionales, etc, genera intervenciones de hasta seis y siete turnos.
En mi opinión excesivas.
Por otra parte, hay que cerrar también los tiempos de intervención de cada representante; y
avisarles previamente, bien directamente o a través de su equipo de colaboradores, el tiempo
que se le ha adjudicado a cada uno de ellos. 

Organización de eventos deportivos

Organización de eventos deportivos


El mundo deportivo está lleno de supuestos protocolarios. Cada partido, inauguración de
instalaciones, certámenes, jornada...etc, es un acontecimiento, por tanto un acto de
comunicación a través del cual debemos buscar una presencia en los medios de comunicación.
Esto conlleva que cuanto mejor esté preparado nuestro evento; esto es, controlada la
presencia de los invitados VIPS (autoridades políticas, deportivas, invitado de honor,
patrocinadores), establecidas las precedencias (orden protocolario de autoridades), planificado
y coordinado cada uno de los actos que conlleva el conjunto del evento, organizado accesos de
entra, parking, recorridos...etc, más posibilidades tenemos de conseguir que nuestro acto sea
exitoso.
El protocolo deportivo  requiere de una reglamentación específica que no existe. La amplia
gama de disciplinas deportivas pone de manifiesto la necesidad de un ordenamiento general y
tantos específicos como disciplinas hayan. Pero la realidad es que no tenemos un manual
general del que echar mano y nos ayude a salir de situaciones “comprometidas”.  Por tanto mi
propuesta es establecer un manual interno propio o un protocolo limitado a dicho ámbito, donde
se tenga en cuenta: autoridades políticas, deportivas, personalidades empresariales...,
observando lo que se hace en otras instancias y ajustarlo a nuestras necesidades.
También quiero destacar que la norma de protocolo oficial vigente, detallada en el Real Decreto
2099/1983, solo es de aplicación dentro del ámbito de las administraciones públicas, así como
el resto de normativa que sobre protocolo pueda estar aprobada por otras instituciones públicas
en el ámbito de su competencia. No obstante, la presencia de autoridades políticas en eventos
deportivos es pública y notoria. Por tanto, estar informados sobre las precedencias
establecidas, bien por norma escrita, bien por usos y costumbre, que oficialmente se aplican en
el lugar donde vamos a desarrollar nuestro evento, nos librará de más de un dolor de cabeza.

organizacion deportiva

CONCEPTO:
“Se entiende por una organización a toda agrupación de personas u organizaciones que con sus respectivas especialidades persigue un objetivo común”.

Adquieren un carácter de deportivo, cuando los recursos que se generan provienen del deporte, actividad deportiva o actividad física.

- Deporte: toda actividad física y mental que está debidamente regulada y que existe un reglamento que las rige, teniendo un fin social, competitivo, económico o de salud.

- Actividad deportiva: actividad física y/o mental que no está debidamente reglamentada y que no existe una organización que la regule.

- Actividad Física: actividad motriz.

CONSIDERACIONES Y DESGLOSE DEL CONCEPTO:

- Agrupación de personas u organizaciones: cuando existe más de una persona que aúnan esfuerzos, conocimientos, experiencias y/o recursos para el logro de un objetivo común deportivo. Excepcionalmente puede ser una persona.

- Persigue un fin u objetivo: toda organización debe tener una meta a alcanzar, este es el objetivo, donde todos están de acuerdo de cómo lograrlo.

El objetivo debe ser: realista, alcanzable, que se pueda medir y deben existir controles para evaluar el estado y cumplimiento del objetivo.

Ej. Un evento deportivo, logro de una meta deportiva, psicología deportiva, gimnasio etc.

- Especialidades: los miembros de la organización deben tener especialidades y conocimientos específicos a fin de lograr sinergia en los objetivos esperados. “Técnicos, administradores, kinesiólogos”.

ATRIBUTOS DE UNA ORGANIZACIÓN:

Toda organización, sea esta, municipal, pública o privada, con o sin fin de lucro, debe ser siempre rentable.

Debe considerar los siguientes atributos:- Identidad: toda organización deportiva debe desarrollar una identidad que sea distinta a la de sus miembros. Así la organización deportiva comunal o profesional no se identifica sólo con sus dirigentes, debe lograr su identidad propia, es lo que se llama ¨ identidad organizacional ¨, Club deportivo comunal, club deportivo social, club profesional, tener su propia marca.

- Instrumental: que los objetivos que espera lograr el grupo, debe superar la individualidad de cada uno de ellos. Es lo que se denomina Sinergia, donde la suma de todos, es mayor que cado una de las partes. Un equipo de fútbol, un equipo de doble en el tenis, un deportista de alta competencia con su equipo de trabajo.

- Programa u Objetivo: son actividades previamente acordadas donde todos sus miembros trabajan para lograrlo y además debe ser conocido por todos sus miembros. Se espera lograr, metas a cumplir, son múltiples en el deporte.

- Membresía: es fijar quiénes pueden ser miembros o socios, ejemplo del club deportivo del colegio, Universidad, de la comuna etc.

- División del Trabajo: debe definirse y limitarse claramente cuáles son las funciones de cada uno de sus miembros y determinar los derechos y obligaciones de los socios.

Toda organización deportiva debe estar compuesta por una o mas personas, y debe tener un objetivo común.